Neste guia, você vai descobrir que, com as ferramentas certas, o trabalho a distância pode ser muito bem estruturado e gerenciado!
Diante do atual cenário que vivemos mundialmente devido ao novo coronavírus (COVID-19), muitas medidas estão sendo tomadas para evitar a propagação da doença e garantir o bem estar de todos, especialmente de quem precisa de ajuda.
Uma das principais recomendações feitas pelo mundo é a de evitar aglomerações e, diante disso, as empresas começaram a decretar home office para todos os funcionários da empresa, ou pelo menos, para aqueles que não precisam estar na empresa. Ou seja, muita gente está trabalhando de casa!
Mas, e agora? Como gerenciar o trabalho a distância e garantir a entrega de todos os projetos em andamento?
Trabalho a distância: quais os benefícios?
Um dos principais benefícios do home office é não perder tempo com o deslocamento até o local de trabalho e a possibilidade de maior concentração nas tarefas, já que é possível controlar melhor as pequenas distrações do dia a dia.
Ou seja, aqui é importante destacar que, de casa, é possível descansar mais tempo e ter mais horas de sono diárias, o que garante uma mente mais produtiva durante o dia e permite maior atenção e dedicação aos projetos da empresa.
Veja 15 dicas de ferramentas que vão ajudar a otimizar os seus processos no dia a dia, realizar suas reuniões e garantir uma boa gestão de equipes e a entrega dos seus projetos sem perder prazos e, principalmente, qualidade. Escolha as que melhor se encaixam na sua empresa e bons negócios!
Ferramentas para Comunicação e Reuniões Virtuais
1. Slack
O Slack é uma das ferramentas mais utilizadas para comunicação interna das empresas nos dias atuais, graças aos seus recursos otimizados e inteligentes de comunicação, como a criação e organização da equipe por canais, além de chamadas de voz e vídeo em grupos.
Além de tudo isso, o Slack ainda possui integração com Dropbox e Google Docs e armazenamento de até 5GB em sua versão gratuita. Sua API aberta permite a adaptação do aplicativo às necessidades de cada equipe, departamento ou projeto.
2. Skype
Um dos mais populares aplicativos de chamada de voz e vídeo, o Skype também permite a troca de mensagens de texto, suporta reuniões com até 20 pessoas na versão gratuita e 250 pessoas na versão paga Skype For Business, com permissão para compartilhamento de tela e arquivos rapidamente.
3. Zoom
É uma das plataformas de videoconferências mais utilizadas devido a facilidade de uso e abertura de salas, permissão de chamadas individuais ilimitadas e reuniões de até 100 colaboradores por até 40 minutos na sua versão gratuita. Também permite compartilhamento de arquivos e outros documentos pelo bate-papo durante a reunião.
Pode ser acessado em diversas plataformas e, em sua versão paga, conta com suporte para reuniões com até 500 participantes e webinars de até 10 mil pessoas.
4. Hangouts Meet
Criado pelo Google, o Hangouts Meet é uma ferramenta fácil de usar e que permite enviar o link da chamada para qualquer pessoa acessar, mesmo que ela não tenha uma conta Google.
Há rumores de que, até Julho, algumas funcionalidades exclusivas poderão ser acessadas através da versão gratuita, como chamadas de até 250 pessoas e transmissões ao vivo com capacidade para até 100 mil pessoas, além de ser totalmente integrado com as ferramentas Google, como Agenda e Gmail, permitindo reuniões a partir de eventos ou convites por e-mail.
5. WhatsApp
O queridinho do Brasil, e um dos principais aplicativos de comunicação da atualidade, o WhatsApp pode ser muito bem utilizado para comunicar-se com equipes e colaboradores.
O app permite realizar chamadas de vídeo com até 4 pessoas simultaneamente, sinalizar mensagens lidas e recebidas, criar grupos, compartilhar arquivos, backup de mensagens, enviar mensagens de voz e também permite a sincronização com diversos dispositivos.
O único cuidado a ser tomado é com frequência e horário de se comunicar pelo WhatsApp, visto que, na maioria das vezes, ele fica instalado no smartphone particular e é mais usado para assuntos pessoais.
6. #matrix
O #matriz foi desenvolvido pela empresa Resultados Digitais e tem como objetivo transformar o escritório em um ambiente totalmente virtual, onde os colaboradores podem visualizar seus colegas e todas as interações de um dia a dia normal.
Por exemplo, é possível criar ou entrar e sair de salas de reunião criadas por outros colaboradores, verificar a disponibilidade de outros usuários, conferir quais conversas estão acontecendo no momento e solicitar a participação, dentre diversas outras funções! Vale a pena conferir!
7. Workplace
Ferramenta criada pelo Facebook, já conta com mais de 30 mil empresas clientes. Também funciona perfeitamente como um escritório virtual, conectando todos os colaboradores, permitindo interações em grupos, videoconferências e transmissões ao vivo.
Na versão gratuita, é possível incluir até 50 usuários, realizar chamadas e videoconferências com até 20 pessoas ao mesmo tempo e 5GB de armazenamento. Além de tudo isso, o mais legal dessa ferramenta, é o acesso a um feed especial e exclusivo onde podem ser postadas todas as novidades da sua empresa.
8. Microsoft Teams
Uma ferramenta completa de comunicação, que ainda conta com a grande vantagem de ser totalmente integrado com os pacotes Office e Skype, ou seja, mais facilidade para compartilhar apresentações e documentos em Word, Excel, PowerPoint, etc.
Na versão gratuita, o limite é de 300 usuários e 10GB de armazenamento de arquivos, permitindo gravar e salvar todas as chamadas realizadas.
Ferramentas de Gestão de Equipe e Projetos
9. Trello
Se você quer garantir a produtividade da sua equipe, o Trello é uma das melhores ferramentas. Já utilizado em diversas empresas, ele permite organizar as tarefas de cada usuário através de projetos colaborativos, onde é possível adicionar diversas informações, como prazo de entrega, comentários e anexos relevantes.
Utiliza a metodologia kanban, onde as equipes interagem com os projetos através de quadros que podem ser arrastados dentro de uma linha do tempo, facilitando a visualização do progresso dos projetos para todos os usuários, e ainda pode ser customizado conforme a necessidade de cada empresa.
10. Asana
Criado por um dos fundadores do Facebook, o Asana é uma ferramenta de comunicação e gerenciamento de projetos que permite monitorar o andamento das tarefas, seus prazos e prioridades, além de criar modelos de fluxo de trabalho personalizados para suas equipes.
11. Todoist
Totalmente gratuita, a ferramenta é bem utilizada para organização pessoal e permite gerenciar suas tarefas e planejar o seu dia de trabalho sem complicação. Organize suas entregas diárias priorizando a data limite ou o projeto a qual pertencem.
12. ClickSign
Precisa assinar ou solicitar assinatura de um contrato importante, mas não sabe como fazer isso em tempos de home office? O Clicksign te ajuda oferecendo pacotes de assinatura virtual com validade jurídica para os seus documentos. O plano básico permite assinatura de até cinco documentos por mês, portanto, avalie o melhor pacote para a sua empresa.
Ferramentas para Compartilhamento de Arquivos
13. WeTransfer
Esta é uma ferramenta muito útil para trabalho remoto, já que permite o compartilhamento online de arquivos pesados, ou seja, tem a capacidade de enviar até 2GB para até 20 endereços de e-mail. O arquivo chega em formato zipado para o destinatário, que precisa ter uma extensão ou aplicativo para extrair os arquivos para o pc.
14. Google Drive
O Google Drive é uma das ferramentas essenciais para trabalhar de forma remota. Com ele, você pode criar, editar e compartilhar diversos tipos de documentos em tempo real, como planilhas e arquivos de texto, além de permitir o acesso de outros usuários, que também podem editar ou apenas visualizar o arquivo online.
Os documentos são salvos automaticamente e tudo fica armazenado em nuvem, com segurança de dados, praticidade e organizado da melhor forma para a sua empresa. Acesse os documentos e pastas de arquivos de qualquer lugar e através de qualquer dispositivo conectado ao aplicativo Google Drive, que possui 15GB de armazenamento no modo gratuito.
15. Dropbox
Mais uma vez, dispensamos os pen drives e HD’s externos. Com o Dropbox, é possível armazenar e compartilhar arquivos online e de qualquer lugar, seja pelo pc ou pelo aplicativo no seu celular ou tablet. Sua versão gratuita tem capacidade para até 2GB de armazenamento, que pode ser estendido pelas versões pagas.
A pandemia do coronavírus que se espalhou pelo mundo fez com que as buscas na internet por “home office” e “como trabalhar remotamente” explodissem, ou seja, este é um momento de grande adaptação das empresas do mundo inteiro.
É o momento de se reinventar, buscar novas alternativas e garantir uma gestão concreta como se estivéssemos no ambiente de trabalho normal. A evolução da tecnologia nos permite executar as tarefas mais importantes do nosso dia remotamente, portanto, cabe a nós vencer os desafios e barreiras da distância e garantir o sucesso dos negócios virtualmente.
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